Wie schreibt man eine Cold Email? 6 chinesische Vorlagen + 5 englische Beispiele

Um eine wirksame Akquise-E-Mail zu schreiben, sollten Sie zunächst die Bedürfnisse des Kunden und den Kommunikationskontext verstehen und anschließend eine passende Vorlage verwenden. Dieser Artikel behandelt die Grundlagen für Kaltakquise-E-Mails, die Gestaltung von Betreffzeilen, 6 chinesische Vorlagen für Vertriebs-E-Mails und 5 englische Beispiele, damit Sie schnell lernen, wie Sie solche E-Mails praktisch formulieren.

Das Wichtigste bei einer Akquise-E-Mail ist, dass der Empfänger schnell versteht: „Was hat diese E-Mail mit mir zu tun?“ Bei einem Erstkontakt mit einem potenziellen Kunden sollten Sie von dessen Bedürfnissen, der Situation in seiner Branche und möglichen Herausforderungen ausgehen. So wird die Nachricht relevanter und die Wahrscheinlichkeit steigt, dass der Empfänger weiterliest und antwortet.

Versetzen Sie sich in den Kunden und beginnen Sie mit seinen Bedürfnissen

Bevor Sie eine Akquise-E-Mail schreiben, sollten Sie sich fragen, warum der Kunde Ihre Dienstleistung benötigen könnte. Gehen Sie von seiner Branche und möglichen Problemen aus, um einen Bezug zu seinen Bedürfnissen herzustellen und das Risiko zu verringern, dass Ihre Kaltakquise-E-Mail ignoriert wird.

Senden Sie nicht nur Ihr Portfolio, sondern erklären Sie, warum Sie geeignet sind

Ein Portfolio kann Ihre Fähigkeiten belegen, aber ein Link allein zwingt den Kunden dazu, die relevanten Informationen selbst herauszusuchen. Wählen Sie statt einer vollständigen Liste die Projekte aus, die am besten zu den Bedürfnissen des Kunden passen, und erklären Sie, welches Problem Sie gelöst und welche Ergebnisse Sie erzielt haben.

Weniger über Ihr Produkt sprechen, mehr über den Nutzen für den Kunden

Eine Akquise-E-Mail sollte den konkreten Nutzen für den Kunden hervorheben. Erklären Sie, wie Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung ein bestimmtes Problem lösen und welchen Mehrwert sie für das Unternehmen schaffen kann.

Stellen Sie einen Bezug zum Empfänger her, damit die Kaltakquise nicht wie eine Massenmail wirkt

Bei einer Kaltakquise-E-Mail sollte der Empfänger nicht das Gefühl haben, dass dieselbe Nachricht an alle verschickt wurde. Informieren Sie sich vor dem Versand über aktuelle Artikel, Produkte, Veranstaltungen oder Unternehmensneuigkeiten und finden Sie einen Bezug zu Ihrer eigenen Dienstleistung. Schon eine konkrete Beobachtung kann die E-Mail individueller wirken lassen.

Stellen Sie mehr Fragen, um die Unsicherheit des potenziellen Kunden zu reduzieren

Eine gute Akquise-E-Mail soll den Kunden nicht nur überzeugen, sondern ihm auch zeigen, dass Sie seine Bedürfnisse verstehen. Stellen Sie ein oder zwei konkrete Fragen zu aktuellen Herausforderungen, eingesetzten Lösungen oder geplanten Verbesserungen. Dadurch fällt eine Antwort leichter und die weitere Kommunikation wird einfacher.

Mit der ersten E-Mail Interesse wecken, statt sofort einen Abschluss anzustreben

Ein potenzieller Kunde hat nach dem ersten Kontakt normalerweise noch nicht genügend Gründe für einen sofortigen Kauf. Setzen Sie sich deshalb zunächst das Ziel, eine Antwort zu erhalten, und ergänzen Sie einen klaren CTA mit niedriger Einstiegshürde. So lässt sich leichter ein Gespräch beginnen.

Mehr erfahren: Was ist Cold Email? Der umfassende B2B-Leitfaden für Kaltakquise-E-Mails: Vorlagen, Tools und Tipps

Der Betreff einer Kaltakquise-E-Mail beeinflusst, ob der Empfänger die Nachricht öffnet. Hier sind 5 Methoden, die Sie anwenden können.

Halten Sie den Betreff kurz und machen Sie den Kern deutlich

Der Betreff einer Akquise-E-Mail sollte kurz sein und den Grund für die Kontaktaufnahme oder den angebotenen Mehrwert direkt vermitteln. Zum Beispiel ist „E-Commerce-Conversion-Rate verbessern“ verständlicher als eine allgemeine Unternehmensvorstellung.

Fügen Sie den Kundennamen oder Brancheninformationen hinzu

Der Name des Kunden, der Marke oder die Branche kann die Relevanz des Betreffs erhöhen. Ein Betreff wie „SEO-Vorschläge zur Steigerung des Traffics für XX Brand“ zeigt dem Empfänger sofort den Bezug zu seinem Unternehmen und wirkt weniger wie eine Massenmail.

Nutzen Sie Probleme oder Ergebnisse statt einer Unternehmensvorstellung

Der Betreff kann ein mögliches Problem des Kunden direkt ansprechen oder ein konkretes Ergebnis hervorheben. Probleme und Ergebnisse erleichtern es dem Empfänger, einen Bezug zu den eigenen geschäftlichen Anforderungen herzustellen.

Fügen Sie Fallbeispiele oder Zahlen hinzu, um die Glaubwürdigkeit zu erhöhen

Konkrete Zahlen und Fallbeispiele machen einen Betreff informativer, zum Beispiel „So steigern Sie den organischen Traffic in 3 Monaten um 40 %“. Die Zahlen müssen mit dem Inhalt der E-Mail übereinstimmen. Übertriebene oder nicht überprüfbare Ergebnisse sollten vermieden werden.

Vermeiden Sie übermäßig werbliche Formulierungen und typische Spam-Begriffe

Vermeiden Sie starke Werbeaussagen wie „Nur für kurze Zeit“, „Jetzt kaufen“, „Kostenloses Geschenk“ oder „Letzte Chance“. Solche Formulierungen können eine Kaltakquise-E-Mail wie Werbung wirken lassen und das Vertrauen des Empfängers beeinträchtigen.

Hier finden Sie 6 chinesische Vorlagen für Vertriebs-E-Mails, die Sie an unterschiedliche Situationen anpassen können.

Beispiel für eine Kaltakquise-E-Mail: Erster Kontakt mit einem Kunden

Betreff: Unterstützung bei der Steigerung der Suchsichtbarkeit von XX Brand

Guten Tag, ich bin Herr Wang von XX Company. Kürzlich habe ich gesehen, dass Ihr Unternehmen den Markt XX erschließt. Wir sind auf SEO und Content-Marketing spezialisiert und haben bereits ähnliche Unternehmen dabei unterstützt, ihren organischen Suchtraffic zu steigern. Ich würde gerne wissen, ob Ihr Unternehmen derzeit Unterstützung bei SEO oder Content-Marketing benötigt. Auf Wunsch sende ich Ihnen gerne relevante Fallbeispiele.

Beispiel für eine Vertriebs-E-Mail: Produkt oder Dienstleistung einem Unternehmen vorstellen

Betreff: Kundenmanagement-Lösung für XX Company

Guten Tag, ich bin Herr Wang von XX Company. Wir bieten Unternehmen ein Kundenmanagement-Tool, mit dem Teams Kundendaten zentral verwalten, Vertriebsfortschritte verfolgen und den manuellen Verwaltungsaufwand reduzieren können. Mehrere Unternehmen nutzen unsere Lösung bereits. Falls Sie derzeit nach einem ähnlichen Tool suchen, sende ich Ihnen gerne Informationen zu den Funktionen und passende Fallbeispiele.

Mehr erfahren: Wie schreibt man eine Akquise-E-Mail für Immobilienmakler? 5 Vorlagen + KI-Copywriting-Leitfaden

Beispiel für eine Kooperations-E-Mail: Eine Marke oder ein Unternehmen zur Zusammenarbeit einladen

Betreff: Kooperationsvorschlag für XX Brand

Guten Tag, ich bin Herr Wang von XX Platform. Wir beschäftigen uns regelmäßig mit Kooperationen mit Marken aus dem Bereich XX und sind kürzlich auf Ihr XX-Produkt aufmerksam geworden. Wir glauben, dass es sehr gut zu unserer aktuellen Zielgruppe passt. Gerne würden wir über Content-Kooperationen, gemeinsame Kampagnen oder andere Formen der Zusammenarbeit sprechen. Bei Interesse sende ich Ihnen gerne zunächst einen Vorschlag zur Prüfung.

Beispiel für eine Kundenakquise-E-Mail: Mit einem Problem beginnen

Betreff: Unterstützung bei der Lösung von Kundenakquise-Problemen in der XX-Branche

Guten Tag, viele Unternehmen der XX-Branche haben mit Problemen wie zu wenigen Leads oder niedrigen Antwortraten potenzieller Kunden zu kämpfen. Wir bieten derzeit eine XX-Lösung an, die Unternehmen dabei unterstützt, ihren Kundenakquise-Prozess zu verbessern. Steht Ihr Unternehmen vor ähnlichen Herausforderungen? Falls ja, kann ich Ihnen einige konkrete Fallbeispiele vorstellen.

Beispiel für eine Versicherungs-Akquise-E-Mail: Mit den Kundenbedürfnissen beginnen

Betreff: Überprüfung Ihres Familienschutzes

Guten Tag, ich bin Herr Wang von XX Insurance Company. Wenn sich die berufliche, familiäre oder finanzielle Situation verändert, entspricht der bestehende Versicherungsschutz möglicherweise nicht mehr den aktuellen Bedürfnissen. Wenn Sie derzeit über Familienschutz, Krankenversicherung oder Altersvorsorge nachdenken, kann ich Ihre bestehenden Policen anhand Ihrer Bedürfnisse prüfen und Ihnen eine einfache Analyse des Versicherungsschutzes anbieten.

Beispiel für eine zweite Akquise-E-Mail: Wie folgt man nach, wenn der Kunde nicht antwortet?

Betreff: Re: Kooperationsvorschlag für den XX-Service

Guten Tag, ich habe Ihnen letzte Woche eine E-Mail zu unserem XX-Service geschickt und wollte fragen, ob Sie bereits Gelegenheit hatten, diese zu prüfen. Da Ihr Unternehmen derzeit XX entwickelt, möchte ich Ihnen zusätzlich ein weiteres Fallbeispiel aus Ihrer Branche vorstellen. Falls dies aktuell keine Priorität hat, ist das natürlich kein Problem. Wenn Sie einen passenden Zeitpunkt haben, würde ich mich über ein kurzes Gespräch freuen.

Hier finden Sie 5 gängige Beispiele für englische Akquise-E-Mails, die Sie an die jeweilige Situation anpassen können.

Englisches Beispiel 1: Erster Kontakt mit einem potenziellen Kunden

Subject: Helping [Company Name] improve [specific goal]

Hi [Name],

I’m [Your Name] from [Company Name]. I came across [Company Name] while researching [industry/market] and noticed that you’re working on [specific area].

We help companies like yours [specific benefit]. I’d be happy to share a few relevant case studies if this is something you’re currently exploring.

Would you be open to a quick conversation next week?

Best,[Your Name]

Englisches Beispiel 2: Ein Außenhandels-/OEM-Lieferant gewinnt internationale Kunden

Subject: OEM manufacturing support for [Product]

Hi [Name],

I’m [Your Name] from [Company Name], a manufacturer specializing in [product/category]. We provide OEM/ODM services for businesses in [market/industry], including [key capability].

I noticed that [Company Name] offers [related product], so I wanted to see if you are currently looking for a reliable manufacturing partner.

I can send you our product catalog, specifications, and sample information for your review.

Best regards,[Your Name]

Englisches Beispiel 3: Einem potenziellen Kunden kostenlose Muster anbieten

Subject: Free sample for [Product Name]

Hi [Name],

I’m [Your Name] from [Company Name]. We specialize in [product] and currently work with businesses in [industry/market].

Based on your product range, I believe our [product name] may be a good fit for your business. We’d be happy to provide a free sample so you can evaluate the quality and specifications before making a decision.

Would you be interested in receiving a sample?

Best,[Your Name]

Englisches Beispiel 4: Nach einer Messe Kontakt mit einem Kunden aufnehmen

Subject: Great meeting you at [Exhibition Name]

Hi [Name],

It was great meeting you at [Exhibition Name]. We discussed [specific topic/product] and your interest in [specific need].

As promised, I’m sending you some additional information about [product/service]. I’ve also attached [catalog/specification/case study] for your reference.

Please let me know if you have any questions or would like to discuss the next steps.

Best regards,[Your Name]

Englisches Beispiel 5: Follow-up, wenn der Kunde nicht antwortet

Subject: Following up on [previous topic]

Hi [Name],

I wanted to follow up on my previous email regarding [product/service]. I know you may be busy, so I’ll keep this brief.

I thought you might be interested in [specific benefit/case study] based on your work in [industry]. Would this be something worth discussing?

If someone else handles this area, I’d also appreciate it if you could point me in the right direction.

Best,[Your Name]

Englische Akquise-E-Mails können nach der Struktur „Betreff → Einleitung → Bedarf oder Problem → Mehrwert → CTA“ aufgebaut werden.

• Formulierungen für den Betreff: Nennen Sie direkt den Kontaktgrund oder ein Thema, das für den Kunden relevant sein könnte, zum Beispiel „A quick idea for [Company Name]“, „Helping [Company Name] improve [specific goal]“ oder „Regarding [specific topic]“. Halten Sie den Betreff kurz, damit der Empfänger den Bezug zu seinem Unternehmen schnell versteht.

• Formulierungen für die Einleitung: Beginnen Sie beim Erstkontakt mit dem Unternehmen, Produkt, der Branche oder aktuellen Aktivitäten des Empfängers, zum Beispiel „I came across [Company Name] while researching [industry].“ oder „I noticed that your company is currently focusing on [specific area].“. Wenn Sie den Grund für die Kontaktaufnahme konkret erklären, lässt sich leichter ein Bezug herstellen.

• Formulierungen zur Beschreibung von Kundenbedürfnissen oder Problemen: Sie können „Many companies in [industry] struggle with [problem].“ oder „You may be facing challenges with [specific problem].“ verwenden. Wenn Sie die Situation des Kunden bereits kennen, kann die direkte Ansprache eines relevanten Problems stärkeres Interesse erzeugen.

• Formulierungen zur Vorstellung des Produkt- oder Servicewerts: Konzentrieren Sie sich auf die Ergebnisse, die der Kunde erreichen kann, zum Beispiel „We help companies like yours [benefit].“ oder „Our solution helps [target customers] reduce [cost/time] and improve [result].“. Konkrete Ergebnisse oder Fallbeispiele machen das Wertversprechen verständlicher.

• CTA-Formulierungen für englische Akquise-E-Mails: Schlagen Sie einen einfachen nächsten Schritt vor, zum Beispiel „Would you be open to a quick call next week?“, „Would you like me to send you some more information?“ oder „Is this something you’d be interested in discussing?“. Eine einfache Antwort kann den nächsten Schritt der Kommunikation natürlich einleiten.

Identifizieren Sie zuerst den richtigen Ansprechpartner, informieren Sie sich über das Unternehmen und legen Sie fest, welche nächste Handlung Sie vom Empfänger erwarten.

Finden Sie den richtigen Kunden und Entscheider

Prüfen Sie zunächst, ob der potenzielle Kunde zu Ihrer Zielgruppe passt, und suchen Sie anschließend den Entscheider oder Ansprechpartner für den relevanten Bereich. Die richtige Kontaktperson reduziert das Risiko, dass Ihre E-Mail weitergeleitet oder ignoriert wird.

Recherchieren Sie das Unternehmen, bevor Sie die Einleitung formulieren

Prüfen Sie vor dem Versand die Website, Produktseiten, Nachrichten, sozialen Medien und aktuellen Entwicklungen des Unternehmens, um relevante Informationen für die Einleitung zu finden.

Legen Sie einen einzigen CTA für diese E-Mail fest

Definieren Sie für jede Akquise-E-Mail einen einzigen Haupt-CTA. Je klarer dieser ist, desto leichter versteht der Empfänger den nächsten Schritt und desto effizienter können Sie später nachfassen.

Hier sind 3 wichtige Punkte: kurze Absätze, Links statt Anhänge und eine zurückhaltende Verwendung von Werbeformulierungen.

Die erste Akquise-E-Mail sollte aus einfachem Text und kurzen Absätzen bestehen

Beim ersten Kontakt mit einem Kunden sollten Sie einfachen Text und kurze Absätze verwenden, damit der Empfänger schnell versteht, warum Sie ihn kontaktieren, welchen Mehrwert Sie bieten und was der nächste Schritt ist.

Produktkatalog über einen Link statt als Anhang senden

Eine große Datei direkt an eine Kaltakquise-E-Mail anzuhängen, kann Bedenken beim Empfänger auslösen und die Nachricht unnötig schwer machen. Erklären Sie den Inhalt zunächst kurz im Text und stellen Sie anschließend einen Link bereit, über den der Empfänger die Informationen selbst aufrufen kann.

Zu viele Bilder und Werbeformulierungen vermeiden

Stellen Sie die Bedürfnisse des Kunden und den Wert einer möglichen Zusammenarbeit in den Vordergrund. Werbliche Formulierungen sollten sparsam eingesetzt werden. Starke Aussagen wie „Nur für kurze Zeit“ oder „Jetzt kaufen“ sollten in der ersten E-Mail nicht häufig verwendet werden.

Hier finden Sie Antworten auf 5 häufige Fragen.

Wie schreibt man eine Akquise-E-Mail, damit sie nicht im Spam landet?

Vermeiden Sie übermäßig viele Werbeformulierungen wie „Kostenlos“, „Jetzt kaufen“ oder „Nur für kurze Zeit“. Verwenden Sie außerdem nicht zu viele Bilder, Links oder große Anhänge.

Was tun, wenn niemand auf eine Kaltakquise-E-Mail antwortet?

Keine Antwort bedeutet nicht unbedingt, dass der Kunde kein Interesse hat. Senden Sie nach einigen Tagen eine Follow-up-E-Mail und erinnern Sie kurz an den Inhalt der vorherigen Nachricht.

Wie lang sollte eine englische Akquise-E-Mail sein?

Eine englische Akquise-E-Mail sollte schnell gelesen werden können. Die erste E-Mail kann auf etwa 50 bis 150 englische Wörter begrenzt werden.

Welche Fehler sollte man bei der ersten E-Mail an einen ausländischen Kunden vermeiden?

Vermeiden Sie es, exakt dieselbe englische Kaltakquise-E-Mail an eine große Zahl von Empfängern zu senden. Außerdem sollten Sie nicht zu viel Platz für die Unternehmensgeschichte oder Produktfunktionen verwenden.

Wie beginnt man eine englische Akquise-E-Mail, wenn man den Namen des ausländischen Kunden nicht kennt?

Wenn Sie den Namen nicht kennen, können Sie Anreden wie Hi [Team Name] Team oder Hello [Company Name] Team verwenden.

Beim Schreiben einer Kaltakquise-E-Mail können Sie die KI-Tools von GenApe verwenden, um den Inhalt zu strukturieren. Geben Sie die relevanten Informationen ein, um schnell einen ersten Entwurf zu erstellen und den Zeitaufwand für das Schreiben von Grund auf zu reduzieren.